РЕГЛАМЕНТ
      работы с документами в системе Государственной службы интеллектуальной собственности и инноваций при Правительстве                                     Кыргызской Республики

                                                                    Глава 1. Общие положения

     1. Настоящий Регламент работы с документами в системе (далее - Регламент) Государственной службы интеллектуальной собственности и инноваций при Правительстве Кыргызской Республики (далее - Кыргызпатент) разработан в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан», Законом Кыргызской Республики «Об электронном управлении». Законом Кыргызской Республики «Об электронной подписи». Регламентом Правительства Кыргызской Республики, утвержденным постановлением Правительства Кыргызской Республики от 10 июня 2013 года
№ 341, Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2020 года за № 120 (далее - Типовая инструкция) и постановлением Правительства Кыргызской Республики Об утверждении Положения об автоматизированной информационной системе «Государственная
система электронного документооборота» от 30 октября 2020 года №526.
     Настоящий Регламент предусматривает основные требования к оформлению документов и определяет порядок работы с документами в Кыргызпатенте независимо от вида носителя (бумажный, электронный), включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые с помощью автоматизированной информационной
системы «Государственная система электронного документооборота» (далее - АИС «ГСЭД».)
     В целях автоматизации процессов создания, обработки, регистрации, учета,
постановки, отправки контроля исполнения и хранения электронных документов в
Кыргызпатенте действует АИС «ГСЭД».
     2. Делопроизводство в системе Кыргызпатента осуществляется на государственном языке, в случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики, - на официальном языке.
     3. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применение информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Кыргызпатенте осуществляются службой делопроизводства.
     Ответственность за соблюдение установленных сроков, правил и порядка работы с документами и обращениями граждан, обеспечение своевременного выполнения принятых решений и поручений, качественную подготовку материалов, а также учет и сохранность документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
     Работники Кыргызпатента несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Регламента и сохранность документов. Случаи утери документов немедленно предоставляются руководству Кыргызпатента, по данному факту руководителем структурного подразделения составляется акт. в необходимых случаях назначается служебное
расследование.
     4. Передача документов, их копий, электронных документов и электронных копий бумажных документов работникам сторонних организаций, частным лицам, а также использование содержащихся в них сведений в средствах массовой информации допускаются только с разрешения руководства Кыргызпатента.
     5. Кыргызпатент вносит документы, по вопросам, относящимся к его компетенции в вышестоящие органы в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики.
     6. Работники Кыргызпатента при уходе в отпуск, выезде в командировку и иных случаях, обязаны сообщить о находящихся у них на исполнении документах и передать их руководителю структурного подразделения для передачи другим исполнителям и переадресации поручения в АИС «ГСЭД». При увольнении работника Кыргызпатента, все
документы, находящиеся у него на исполнении передаются руководителю структурного подразделения, либо, в случае если это руководитель структурного подразделения, лицу назначенному исполнять его обязанности.
     7. Зарубежные командировки руководителя Кыргызпатента (за исключением случаев выезда в составе официальной делегации по решению Правительства Кыргызской Республики) осуществляются с разрешения Премьер-министра, по согласованию с курирующим вице-премьер-министром, с учетом мнений соответствующих структурных подразделений Аппарата Правительства Кыргызской Республики.
     8. Зарубежные командировки статс-секретаря, заместителя руководителя Кыргызпатента (за исключением случаев выезда в составе официальной делегации по решению Правительства Кыргызской Республики) осуществляются по согласованию с
курирующим вице-премьер-министром, а в его отсутствие с Руководителем Аппарата Правительства - министром Кыргызской Республики либо его заместителями, с учетом  мнения соответствующих структурных подразделений Аппарата Правительства.
     9. Руководитель Кыргызпатента, статс-секретарь и заместитель руководителя после получения разрешения о зарубежной командировке предварительно уведомляют Министерство иностранных дел Кыргызской Республики о предстоящей заграничной служебной командировке за 14 календарных дней до даты выезда за рубеж, с приложением проектов предложений и выступлений, если таковые планируются.
     10. Информация об итогах зарубежных поездок руководителя Кыргызпатента, статссекретаря и заместителя руководителя представляется в Аппарат Правительства Кыргызской Республики в течение 7 рабочих дней со дня их возвращения, а в Министерство иностранных дел Кыргызской Республики - отчеты по итогам заграничных служебных командировок, а
также об участии в иных международных мероприятиях, в течение 14 календарных дней со дня их возвращения.
     11. Уход в отпуск руководителя Кыргызпатента, согласовывается с Премьерминистром Кыргызской Республики, а также с курирующим вице-премьер министром Кыргызской Республики в письменной форме не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала отпуска. Уход статс-секретаря, заместителя руководителя согласовывается с руководителем Кыргызпатента, согласно графику отпусков.

                                                          Глава 2. Порядок работы с документами

     12. Прием, регистрация и внесение соответствующих данных в АИС «ГСЭД» поступающей корреспонденции несекретного характера осуществляется службой делопроизводства в день ее поступления в соответствии с требованиями Типовой инструкции. Корреспонденция принимается от почтовых отделений, по средствам АИС «ГСЭД» и от
граждан в течение всего рабочего дня. Зарегистрированные документы после их распределения в соответствующие структурные подразделения отписываются исполнителям по назначению в день их регистрации, в крайнем случае – при поздней доставке, большого объема корреспонденции - не позднее следующего дня, срочная корреспонденция –
незамедлительно.
     13. Обработка поступающих в Кыргызпатент документов на бумажных носителях включает в себя: прием и первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, внесение электронной копии бумажного документа в АИС «ГСЭД», рассмотрение руководством и направление исполнителям с резолюцией.
     1) Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы
делопроизводства.
     Все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, при этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним, служба делопроизводства сообщает об этом отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
     2) Документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.
Документы, подлежащие регистрации, регистрируются в журнале регистрации, с последующим внесением соответствующих данных в АИС «ГСЭД». На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы, не подлежащие регистрации (рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и пригласительные билеты, печатные издания), и документы с пометкой «лично» непосредственно передаются по назначению.
     3) Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Документы, адресованные руководству Кыргызпатента, а также без указания
конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству.
     Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу делопроизводства, где в журналы вносятся содержания резолюций и отметка сотрудника об их получении. Документ передается на исполнение в соответствии с резолюцией.
     В случае поступления корреспонденции, подлежащей регистрации, в том числе факсимильной, электронной, телефонограмм, непосредственно в какие-либо структурные подразделения Кыргызпатента, она должна быть передана ими в службу делопроизводства, для регистрации в тот же день.
     В службе делопроизводства ведется журнал приема-передачи факсимильных, электронных сообщений, телефонограмм. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
     Прием, обработка, регистрация и последующее направление руководству Кыргыпатента входящих электронных документов и электронных копий бумажных документов, осуществляется службой делопроизводства.
     Первичная обработка электронного документа в АИС «ГСЭД» осуществляется сотрудником службы делопроизводства в автоматизированном режиме и включает проверку всех реквизитов электронного документа.
     После завершения проверки всех реквизитов и целостности электронного документа в автоматизированном режиме, сотрудник службы делопроизводства регистрирует электронный документ, после чего электронному документу в АИС «ГСЭД» в автоматизированном режиме присваивается входящий регистрационный номер.
     Для систематизации и обеспечения учета электронных документов, при присвоении входящего регистрационного номера используется Государственный классификатор органов управления, утвержденный Национальным статистическим комитетом Кыргызской Республики.
     После присвоения входящего регистрационного номера в АИС «ГСЭД», в автоматизированном режиме делается отметка с указанием входящего регистрационного номера электронного документа, даты регистрации, исходящего регистрацион номера, сведений об отправителе (исполнителе/ях и лице, подписавшем электронный документ).
     Электронный документ считается не полученным, если в АИС «ГСЭД» в автоматизированном режиме не указаны входящий регистрационный номер электронного документа, дата регистрации, исходящий регистрационный номер, сведений об отправителе (исполнителе/ях и лице, подписавшем электронный документ).
     Перед отправкой электронного документа в автоматизированном режиме, службой делопроизводства проводится проверка правильности его оформления (наличие обязательных реквизитов электронного документа), в том числе проводится проверка электронной подписи.
     В случае если в ходе процедуры проверки в автоматическом режиме выявлено несоответствие электронной подписи, электронный документ не отправляется. Отписка электронных документов и электронных копий бумажных документов на
исполнение в структурные подразделения Кыргызпатента посредством АИС «ГСЭД» осуществляется председателем Кыргызпатента.
     Для входящих, исходящих или внутренних электронных документов и электронных копий бумажных документов в АИС «ГСЭД» формируется электронная регистрационная карточка и к ней может быть прикреплен один или несколько электронных документов или электронных копий бумажных документов. Количество прикрепляемых электронных
документов и электронных копий бумажных документов не ограниченно.
     При регистрации входящих и исходящих электронных документов и электронных копий бумажных документов в АИС «ГСЭД», регистрационная карточка должна соответствовать типу электронного документа и электронногой копии бумажного документа.
     При подготовке в АИС «ГСЭД» внутренних документов указываются следующие реквизиты: наименование, инициатор, получатель, тема, текст документа, ФИО исполнителя и сведения о руководителе структурного подразделения подписавшем данный внутренний документ.
     14. Документы, требующие принятия неотложных мер, оперативно представляются руководителю, а в случае его отсутствия статс-секретарю или заместителю руководителя. Документы, полученные в бумажном виде с резолюцией руководства распределяются службой делопроизводства по структурным подразделениям не позднее следующего рабочего дня с момента поступления документа. Документы передаются исполнителям, под роспись в специальном журнале регистрации, через уполномоченного сотрудника.
     Документы, переданные руководством непосредственно исполнителям, должны быть зарегистрированы ими в службе делопроизводства в течение рабочего дня. 
Поступившие посредством АИС «ГСЭД» в структурные подразделения документы отписываются начальниками управлений и/или заведующими отделов, конкретным исполнителям структурных подразделений.
     Исполнителем в процессе работы с электронным документом и электронной копией бумажного документа могут быть созданы комментарии (вопросы, обсуждение хода работ по исполнению документа, информация). По ходу и/или итогам исполнения в карточке фиксируется информация по согласованию, утверждению, исполнению электронного документа и электронной копии бумажного документа или отмены исполнения, возврату на доработку, а также по установлению/снятию электронного документа и электронной копии бумажного документа с исполнения и контроля.
    15. Если в поступившем документе затрагиваются вопросы, курируемые несколькими структурными подразделениями, то ответственным за его исполнение считается руководитель структурного подразделения, фамилия которого в резолюции стоит первой. При этом ответственный за выполнение этого задания должен оперативно передать копию документа лицам, перечисленным в резолюции, которые обязаны представить свою позицию по документу для подготовки решения поставленных вопросов.
     Если в поступившем документе посредством АИС «ГСЭД» затрагиваются вопросы, курируемые несколькими структурными подразделениями, то ответственным за его исполнение считается руководитель структурного подразделения напротив фамилии которого стоит маркировка «Свод».
     В случае если установленный срок исполнения документа не позволяет выполнить задание в указанные сроки, соисполнителям необходимо представить руководству служебную записку с обоснованием причин и прошением новых сроков исполнения. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.
     Сроки исполнения электронных документов в АИС «ГСЭД» должны соответствовать срокам исполнения бумажных документов.
     Продление срока исполнения документа оформляется до истечения установленного срока исполнения.
     По истечении установленного в АИС «ГСЭД» срока исполнения маркировка электронного документа и электронной копии бумажного документа подлежит изменению в соответствии со статусом его исполнения. После чего документ с просроченным сроком исполнения переходит в статус «неисполненный с нарушением срока».
     16. Исходящие документы Кыргызпатента оформляются на фирменном бланке в двух экземплярах с одинаковыми серийными номерами, отпечатанные шрифтом 14 «Times New Roman» через 1 интервал и передаются для подписания руководства. Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы государственной власти, подписываются руководителем Кыргызпатента, по его поручению, статс-секретарем или заместителем руководителя. В службе делопроизводства должны оставаться подписанный руководителем второй экземпляр письма и завизированный руководителями структурных подразделений экземпляр письма (документа).
     Документы, направляемые подчиненным и другим учреждениям и гражданам, подписываются руководителем Кыргызпатента, статс-секретарем, заместителем руководителя или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Для подписания электронных документов используется электронная подпись Датой исполнения электронного документа считается дата формирования электронной подписи электронного документа.
     После подписания электронных документов руководством Кыргызпатента, служба делопроизводства в АИС «ГСЭД» закрывает резолюцию и направляет через АИС «ГСЭД» адресату электронный документ, с последующим направлением бумажного варианта. 
     Исходящие документы Кыргызпатента после направления через АИС «ГСЭД» распечатываются в двух экземплярах и передаются для подписания бумажного варианта руководству Кыргызпатента. После подписания документа, один экземпляр направляется через службу делопроизводства адресату письма, а второй хранится у службы делопроизводства, с него делается копия, которая хранится у исполнителя. 
     В случае наличия приложений к документу копия хранится в отделе, исполнившем задание. Первичные документы, содержащие само задание и поступившие на исполнение, а также исполненные документы хранятся в отделе, исполнившем задание. Передача в архив осуществляется в порядке, установленном соответствующими нормативными правовыми актами Кыргызской Республики.
     17. Контролю исполнения подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, требующие принятия определенных решений, исполнения и составления на них ответов. Обязательному контролю подлежат документы, поступившие из Аппарата Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики и Правительства Кыргызской Республики.
     Снятие электронного документа и электронной копии бумажного документа с контроля зависит от степени исполнения электронного документа и электронной копии бумажного документа. Электронный документ и электронная копия  бумажного документа считается исполненным лишь тогда, когда предоставлен ответ с присвоением регистрационного номера с проставлением электронной подписи руководителя. Снять электронный документ и электронную копию бумажного документа с контроля вправе, которое поставило его на контроль.
     18.Если должностное лицо, фамилия которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

                                                   Глава 3. Порядок работы с обращениями граждан

     19. Рассмотрение обращений, а также прием граждан осуществляется в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан» и соответствующими решениями Президента и Правительства Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, а также внутриведомственными актами Кыргызпатента.
     20. Руководство Кыргызпатента обязано проводить личный прием граждан в соответствии с графиком приема граждан, размещенным на стендах в здании Кыргызпатента. График личного приема граждан руководителем, статс-секретарем и заместителем руководителя утверждается соответствующим приказом руководителя Кыргызпатента.
     21. Организация приема, учета письменных, электронных и устных обращений граждан, и их своевременного рассмотрения ведется секретарями «Общественной приемной» Кыргызпатента в журнале «Личного приема граждан». В журнале отмечаются дата приема, фамилия, имя, отчество гражданина, существо вопроса и результат его рассмотрения.
     Секретари «Общественной приемной»:
     1) осуществляют запись граждан на личный прием к руководству;
     2) передают на регистрацию письменные обращения граждан;
     3) переадресуют на регистрацию в АИС «ГСЭД» электронные обращения и электронные копии бумажных обращений;
     4) по согласованию с руководством предоставляют консультации по обращениям и привлекают к консультированию работников соответствующего структурного подразделения или подведомственной организации;
     5) по согласованию с руководством направляют запросы по существу обращения в соответствующие органы государственного и местного самоуправления или организации;
     7) проводят анализ и обобщение письменных, электронных и устных обращений граждан и ведут базу данных личных обращений граждан, поступающих в общественную приемную;
     8) представляют руководству информацию о состоянии дел и характере обращений граждан;
     9) вносят руководству предложения по:
     - устранению причин, порождающих жалобы граждан;
     - совершенствованию и улучшению работы общественной приемной;
     10) осуществляют контроль за соблюдением сроков рассмотрения жалоб граждан;
     11) осуществляют справочную работу по обращениям граждан, адресованным в Правительство Кыргызской Республики;
     12) участвуют в подготовке предложений по совершенствованию форм и методов работы с обращениями граждан и ведению делопроизводства;
     13) в соответствии с законами и нормативными правовыми актами формируют и хранят дела, письменные и электронные обращения граждан в течение установленного срока.
     В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
      Граждане, приехавшие из отдаленных регионов республики, имеют право на внеочередной прием. Отказ в приеме не допускается.
      В случае если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться гражданином в письменной или электронной форме и подлежит обязательной регистрации и рассмотрению.
      22. Поступившие письма, заявления, жалобы (далее-обращения) изложенные в письменной или электронной форме регистрируются службой делопроизводства в журнале «Для регистрации заявлений и обращений граждан», электронные обращения в журнале «Электронные обращения» в течение одного рабочего дня и находятся на особом контроле. В 
журналах отмечаются дата приема, фамилия, имя, отчество гражданина, существо вопроса и результат его рассмотрения.
      23. На лицевой стороне первого листа обращения, в нижнем правом углу с отступлением 3.0 см, проставляется регистрационный штамп, где указываются регистрационный номер обращения, дата регистрации. Проставленный регистрационный номер является одновременно входящим и исходящим. Регистрационный номер состоит из
буквенного индекса и порядкового номера обращения. На индивидуальных обращениях проставляется начальная буква фамилии автора, например: К-12; на коллективных (подписанных двумя и более авторами) проставляется буквенное обозначение «Кл», например Кл12; на обращениях с просьбой о личном приеме проставляется буквенное обозначение
«ЛП» и через дефис - начальная буква фамилии автора, например: ЛП-А-12. Обращения граждан, в которых отсутствуют подписи, не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
     24. В случае если текст обращения не поддается прочтению, лицо, рассматривающее данное обращение, приглашает заявителя (если фамилия и почтовый адрес заявителя поддаются прочтению) для уточнения и выяснения сути обращения. Если лицу, рассматривающему обращение, не удается связаться с заявителем, дальнейшее рассмотрение обращения прекращается. Решение об этом принимается руководителем Кыргызпатента.
     25. Письменные, электронные обращения граждан должны рассматриваться в течение 14 календарных дней со дня их регистрации. В случае если для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на 30 (тридцать дней) календарных дней, о чем
уведомляется заявитель. Решение об этом принимается руководителем Кыргызпатента или лицом, его замещающим.
Письменное обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
     26. В случае получения электронного обращения Кыргызпатент в течение 3 (трех) рабочих дней направляет гражданину электронное уведомление о принятии его обращения к рассмотрению с указанием даты и времени поступления, входящего номера и соответствующих справочных телефонов или об отказе в рассмотрении с обоснованием причин отказа. В ходе рассмотрения электронного обращения может уточняться суть обращения путем электронной переписки или по телефону, указанному в обращении. Электронное обращение распечатывается и передается руководству. Помимо электронного ответа гражданину направляется письменный ответ.
     27. Гражданин в своем электронном обращении в обязательном порядке указывает наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в который направляет электронное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свою фамилию, имя, отчество (при наличии), контактный телефон (домашний, мобильный или рабочий), адрес проживания, излагает суть обращения. При отсутствии сведений электронное обращение рассмотрению не подлежит.
     Обращения считаются рассмотренными тогда, когда разрешены поставленные в них вопросы и об этом сообщено заявителю, направлять жалобы граждан на рассмотрение должностным лицам, действия, которых обжалуются - запрещается.
     28. При выявлении нарушений в ходе рассмотрения обращения граждан виновные должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.
     В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Кыргызпатента или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
     29. Служба делопроизводства обобщает результаты рассмотрения обращений граждан,
поступающих в Кыргызпатент, ежемесячно готовит анализ обращений граждан и информирует руководство о состоянии этой работы.

                      Глава 4. Порядок подготовки, оформления и рассылки распорядительных документов

     30. Распорядительными документами в Кыргызпатенте являются постановления коллегии, внутренние приказы и решения. Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется структурными подразделениями Кыргызпатента. Проекты распорядительных документов вносятся на подпись руководителю Кыргызпатента руководителями структурных подразделений. Распорядительные документы оформляются на специальных бланках установленного
образца. 
     31. Подготовленный на подпись проект распорядительного документа согласовывается и визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения, внесшего проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусмотрены задания и поручения, а также руководителем службы делопроизводства и юридической службы.
     Проекты распорядительных документов, касающиеся финансовых вопросов, визируются уполномоченным структурным подразделением по вопросам финансов Кыргызпатента. 
     В случае если проекты распорядительных документов затрагивают деятельность других структурных подразделений или их сотрудников, они в обязательном порядке должны быть согласованы с этими структурными подразделениями. Согласование осуществляется путем проставления визы руководителем соответствующего структурного подразделения на
проект. В случае несогласия, руководителю соответствующего структурного подразделения необходимо представить руководству мотивированное возражение.
     32. Рассмотрение документов специальными - органами Кыргызпатента (Коллегии, Апелляционного совета, Научно-технического совета, Совета авторов, Совета обладателей смежных прав, Совета изобретателей, Правления Государственного фонда интеллектуальной собственности) осуществляется в соответствии с положениями об этих органах.
     33. Делопроизводство по заявкам о предоставлении правовой охраны на объекты интеллектуальной собственности, а также по рассмотрению и регистрации договоров по распоряжению правами на объекты интеллектуальной собственности регулируется соответствующими действующими актами Кыргызпатента.
     34. По вопросам внутреннего распорядка предоставление отпусков, отзыв, оказание материальной помощи, направление в командировку, объявление взысканий и поощрений издаются приказы руководителя Кыргызпатента. Подготовка приказов, их регистрация, учет, рассылка и хранение возлагаются на службу делопроизводства.

                        Глава 5. Порядок разработки и внесения проектов нормативных правовых актов в
                                                        Правительство Кыргызской Республики

     35. Проекты нормативных правовых актов (далее – проекты НПА) разрабатываются во исполнение Конституции Кыргызской Республики, законов Кыргызской Республики, указов Президента Кыргызской Республики, постановлений Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, постановлений Правительства Кыргызской Республики в соответствии с
требованиями Закона Кыргызской Республики «О нормативных правовых актах в Кыргызской Республике», Закона Кыргызской Республики «О Регламенте Жогорку Кенеша Кыргызской Республике», Регламента законопроектных работ Правительства Кыргызской Республики, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 24 октября 2012 года №748, Регламентом Правительства Кыргызской Республики, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 10 июня 2013 года №341.
     36. Предложения по проектам НПА инициируются структурными подразделениями, подведомственными организациями и должны быть направлены в юридическую службу за подписью руководителя соответствующего структурного подразделения, подведомственной организации для проведения анализа. При этом к представленным предложениям по проектам НПА прилагается четкое обоснование необходимости разработки проекта НПА и его концепцию, а также прогноз социально-экономических и иных последствий после его принятия.
     37. При этом, проекты НПА по вопросам обеспечения конституционных прав, свобод и обязанностей граждан, правового статуса общественных объединений, средств массовой информации, государственного бюджета, налоговой системы, экологической безопасности, борьбы с правонарушениями, введения новых видов государственного регулирования предпринимательской деятельности подлежат правовой, правозащитной, гендерной, экологической, антикоррупционной и иной научной экспертизе (в зависимости от правоотношений, на регулирование которых направлен проект нормативного правового акта). Антикоррупционная экспертиза проводится Антикоррупционной комиссией.
     38. Проекты НПА, направленные на регулирование предпринимательской деятельности, подлежат анализу регулятивного воздействия (далее - АРВ), при этом анализ регулятивного воздействия проводится рабочей группой по проведению АРВ, в соответствии с Методикой проведения анализа регулятивного воздействия нормативных правовых актов на деятельность субъектов предпринимательства, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 30 сентября 2020 года № 504. 
     Документ, содержащий результаты проведенного АРВ (аналитическая записка), на основе которого разрабатывается проект НПА подлежит общественному обсуждению посредством размещения на официальном сайте Кыргызпатента, в Едином портале общественного обсуждения НПА и на сайте Правительства Кыргызской Республики. 
     39. После проведения соответствующего анализа юридической службой, структурное подразделение или подведомственная организация разработавшее проект НПА готовит необходимые материалы и вносит на рассмотрение рабочей группы по разработке НПА в области интеллектуальной собственности (далее - рабочая группа по разработке НПА) и в Научно-технический совет в установленном порядке.
     40. Одобренные Научно-техническим советом проекты НПА визируются руководителями:
     1) структурного подразделения ответственного за его подготовку;
     2) юридической службы;
     3) структурного подразделения осуществляющего перевод документов.
     Затем вносятся на согласование заместителю руководителя Кыргызпатента.
     Согласованный с заместителем руководителя Кыргызпатента проект НПА вносится на подписание руководителю Кыргызпатента. 
     Заместитель Председателя НТС обеспечивает контроль за ходом выполнения принятых в Научно-техническом совете решений.
     41. Руководители структурных подразделений и непосредственные исполнители, завизировавшие проекты НПА, вносимые на рассмотрение Правительства Кыргызской Республики несут персональную ответственность.
     42. Если при разработке проекта НПА предполагается наличие приложений к нему, то они оформляются как приложения. Обозначение приложения располагается в правом верхнем углу страницы после текста НПА без указания на регистрационный номер и дату подписания НПА.
     Наименование приложения располагается по центру страницы и печатается
полужирным шрифтом.
     43. Проекты НПА разрабатываются в соответствии законодательством Кыргызской Республики.
     44. Проекты НПА до их внесения в Аппарат Правительства Кыргызской Республики подлежат обязательному согласованию:
     - с не менее чем с девятью членами Правительства Кыргызской Республики, в том числе с членами Правительства Кыргызской Республики, сферу деятельности которых затрагивает проект акта, в том числе:
      - с Министерством юстиции Кыргызской Республики;
      - с Министерством финансов Кыргызской Республики;
      - с Министерством экономики Кыргызской Республики;
      - с Министерством иностранных дел Кыргызской Республики - по вопросам внешней политики и межгосударственного сотрудничества в части международного публичного права;
      - с иными государственными органами по вопросам, отнесенным к сферам их деятельности;
при необходимости - с иными организациями, в случае, если проект решений затрагивает сферу их деятельности.
     Проекты постановлений Правительства разрабатываются в соответствии с требованиями Закона Кыргызской Республики «О нормативных правовых актах Кыргызской Республики», проекты распоряжений Правительства разрабатываются в соответствии с учетом правил нормотворческой техники.
     45. В период отсутствия руководителя Кыргызпатента по причине отпуска, болезни, командировки, освобождения от должности или отстранения от должности в связи с проведением служебного расследования или следствия проекты НПА согласовываются заместителем руководителя, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя
Кыргызпатента.
     46. Подведомственные организации, структурные подразделения, находящиеся в ведении Кыргызпатента не вправе самостоятельно обращаться в Правительство Кыргызской Республики.
     47. Согласование проектов НПА в Кыргызпатенте не должно превышать следующие сроки со дня их поступления:
     - проекты постановлений Правительства Кыргызской Республики, в том числе о внесении на рассмотрение Жогорку Кенеша Кыргызской Республики законопроектов - 7 рабочих дней;
     - проекты распоряжений - 3 рабочих дня.
     48. Листы согласования, представленные в Правительство Кыргызской Республики по истечении четырех месяцев со дня их подписания, рассмотрению не подлежат, за исключением листов согласований к проекту акта об одобрении либо согласии с проектом международного договора, к проекту акта о ратификации, присоединении либо об утверждении подписанных международных договоров, к проекту акта, одобренному межведомственной комиссией по инвентаризации нормативных правовых актов.
     49. Все проекты НПА представляются на согласование на государственном и официальном языках. В случае срочности принятия акта согласование проекта НПА с министерствами, государственными комитетами, административными ведомствами, иными государственными органами и органами местного самоуправления осуществляется на государственном или официальном языке. 
     Тексты проектов актов, направляемые на согласование, должны быть запарафированы (подписаны) руководителем Кыргызпатента или лицом, его замещающим, а также руководителем юридической службы, с указанием фамилии и даты. Тексты проектов актов должны быть отпечатаны шрифтом «Times New Roman», размером 14, через 1 интервал. При уменьшении объема страниц путем копирования двух страниц на одном листе, размер шрифта должен составлять - 16.
      Тексты проектов законов и сопроводительные документы подготовленные для направления в Жогорку Кенеш Кыргызской Республики, представляются на государственном и официальном языках в электронном формате (шрифт «Times New Roman», размером 12, через 1 интервал), а также в бумажном варианте в количестве, равном количеству депутатов
Жогорку Кенеша.
     При этом одним сопроводительным письмом на согласование может быть представлен только один проект.
     Проекты НПА, вносимые на рассмотрение Правительства Кыргызской Республики, могут быть представлены в электронном виде посредством АИС «ГСЭД», с условием обязательного использования руководителями государственных органов или лицами, их замещающими, электронно-цифровой подписи.
     Допускается согласование проектов НПА путем использования согласующими органами электронных версий проектов НПА и пакета сопроводительных документов, опубликованных на официальном сайте Кыргызпатента. При этом, в Министерство юстиции на согласование направляются доработанные проекты НПА и сопроводительные документы в печатном виде.
     50. При необходимости срочного принятия постановления и/или распоряжения Правительства Кыргызской Республики по поручениям Премьер-министра, первого вицепремьер-министра, вице-премьер-министров, Руководителя Аппарата Кыргызской Республики или его заместителей могут устанавливаться более короткие сроки согласования конкретных
проектов в государственных органах. В этом случае проект может быть завизирован руководителем Кыргызпатента или лицом его замещающим, на совещании у руководства Правительства Кыргызской Республики или на заседании Правительства Кыргызской Республики.
     51. При проведении срочного согласования проекта НПА согласующий государственный орган может передавать посредством электронной почты, факсимильной связи результаты рассмотрения проекта с листом согласования разработчику, с последующим отправлением ему подлинного документа.
     52. По итогам рассмотрения проекта НПА согласующий государственный орган должен представить один из следующих вариантов ответа: 
     1) проект НПА согласован без замечаний (виза руководителя на листе согласования);
     2) проект решения согласовывается с имеющимися замечаниями и предложениями. При этом в сопроводительном письме (заключении) согласующего государственного органа указываются замечания и предложения к проекту решения (лист согласования с замечаниями и предложениями), а также в обязательном порядке предложения по их устранению и учету;
      3) в согласовании проекта отказано. Лист согласования не подписывается, а в сопроводительном письме (заключении), подписанном руководителем согласующего государственного органа, указывается мотивировка причин отказа в согласовании проекта акта.
     53.По результатам согласования проекта НПА Кыргызпатентом составляется сводная таблица с включением в нее всех учтенных замечаний и предложений, полученных в ходе согласования, либо с указанием, что проект НПА согласован без замечаний, которая подписывается руководителем Кыргызпатента.
     54. По замечаниям, с которыми Кыргызпатент не согласен, составляется матрица разногласий с согласующим органом. Матрица разногласий составляется в виде таблицы, графы которой должны содержать предлагаемые Кыргызпатентом и согласующим органом полные тексты заключений согласующего органа на редакцию вызвавших разногласия пунктов проекта НПА и их обоснование. Матрица разногласий, подписанная руководителем Кыргызпатента или лицом его замещающим, направляется согласующему органу вместе с окончательным вариантом проекта НПА и должна быть подписана его руководителем или лицом, его замещающим, в 3-х дневный срок.
     55. Проекты НПА, непосредственно затрагивающих интересы граждан и юридических лиц, а также проекты НПА, регулирующих предпринимательскую деятельность, подлежат общественному обсуждению посредством размещения на официальном сайте Кыргызпатента, в Едином портале общественного обсуждения проектов НПА и на сайте Правительства
Кыргызской Республики в соответствии со статьями 22 и 23 Закона Кыргызской Республики «О нормативных правовых актах Кыргызской Республики».
     56. Проекты НПА, направленные на регулирование предпринимательской деятельности, подлежат анализу регулятивного воздействия в соответствии со статьей 19 Закона Кыргызской Республики «О нормативных правовых актах в Кыргызской Республики».
     57. Проекты НПА, которые потребуют финансовых и материальных затрат из государственного бюджета или приводят к уменьшению доходной части государственного бюджета, представляются в Министерство финансов с финансово-экономическими расчетами. 
     Министерство финансов проводит оценку финансовых последствий принятия соответствующих решений для государственного бюджета и внебюджетных фондов, а также на предмет наличия источников финансирования и соответствия законодательству предлагаемых механизмов выделения финансовых средств, в том числе предоставления (пролонгации) бюджетных ссуд и кредитов
     58. Проекты НПА представляются в Министерство юстиции на экспертизу и согласование только после их согласования с государственными органами, исполнительными органами местного самоуправления, (за исключением проектов решений, направленных Аппаратом Правительства), с приложением окончательной версии проекта акта, копий заключений, листов согласований, матрицы разногласий (при ее наличии), справкиобоснования, сравнительной и сводной таблиц.
     59. Проект международного договора, подлежащего ратификации или денонсации Жогорку Кенешем Кыргызской Республики, перед его внесением в Аппарат Правительства Кыргызской Республики направляется на рассмотрение и согласование в профильные комитеты Жогорку Кенеша Кыргызской Республики с приложением следующих документов:
     - Текст проекта международного договора 
     - соответствующая экспертиза Министерства юстиции Кыргызской Республики о соответствии текста законодательству Кыргызской Республики;
     - заключение Министерства финансов Кыргызской Республики в части финансовых обязательств, вытекающих из проекта договора;
     - документы согласования с Министерством иностранных дел Кыргызской Республики.
     60. Проекты НПА вносятся на рассмотрение Правительства Кыргызской Республики в соответствии с Регламентом Правительства Кыргызской Республики, утвержденного Постановлением Правительства Кыргызской Республики от 10 июня 2013 года № 341
     61. Проекты НПА, вносимые на рассмотрение Правительства Кыргызской Республики, представляются с обязательным приложением следующих документов:
     - сопроводительное письмо, подписанное руководителем или лицом, его замещающим;
     - проект НПА, четко формулирующего цели и задачи, изложенного точно, последовательно и кратко, с указанием сроков исполнения, конкретных исполнителей и органов, на которые возлагается осуществление контроля, с учетом отражения всех поправок в действующие решений, а также актов, подлежащих признанию утратившими силу;
     - справка-обоснование, подписанная руководителем или лицом, его замещающим, в которой должны содержаться цели и задачи, которые предположительно будут достигнуты или решены в результате принятия решений Правительства; прогнозы возможных социальных, экономических, правовых, правозащитных, гендерных, экологических, коррупционных последствий действия принимаемого решений Правительства; вопросы международного сотрудничества; информация о результатах общественного обсуждения в случае, когда оно должно быть проведено; анализ соответствия проекта решений
Правительства, законодательству; финансово-экономические расчеты, наличие источников его финансирования;
     - аналитическая записка, подготовленная на основании АРВ, если проект НПА направлен на установление прав, обязанностей и требований в отношении предпринимательской деятельности, а также регулирование отношений между органами государственной власти и предпринимателями;
     - заключение Министерства экономики Кыргызской Республики о соответствии проекта акта Методике АРВ НПА на деятельность субъектов предпринимательства, утвержденной соответствующим решением Правительства Кыргызской Республики;
     - заключение по итогам проведенных специализированных видов экспертиз;
     - при внесении проектов решений Правительства, оказывающих влияние на доходы или расходы государственного бюджета, - соответствующее заключение Министерства финансов Кыргызской Республики;
     - оригиналы сопроводительных писем и листов согласований к проектам решений, в том числе электронные версии;
     - сравнительная таблица (в случае внесения изменений и (или) дополнений в акт);
     - сводная таблица с указанием в ней всех как учтенных либо неучтенных замечаний и предложений, так и отметки, что проект согласован без замечаний, в том числе электронные версии;
     - матрица разногласий с указанием предложений и замечаний, представленных государственными органами при согласовании с ними проекта решений, с информацией об их решении;
     - заключения соответствующих комитетов Жогорку Кенеша Кыргызской Республики на проект международного договора, в случаях, предусмотренных Законом Кыргызской Республики "О международных договорах Кыргызской Республики";
     - оценка (заключение) Министерства юстиции в случаях, предусмотренных Законом Кыргызской Республики "О международных договорах Кыргызской Республики;
     - оценка Министерства финансов о возможных финансовых последствиях, в случаях, предусмотренных Законом Кыргызской Республики "О международных договорах Кыргызской Республики";
     - проект заключения Правительства о соответствии международного договора законодательству Кыргызской Республики и об оценке возможных финансово-экономических и иных последствий его ратификации, в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О Регламенте Жогорку Кенеша Кыргызской Республики";
     - проект заключения Правительства на проект закона об административнотерриториальном устройстве, в соответствии с Законом Кыргызской Республики "Об административно-территориальном устройстве;
     - электронный носитель, содержащий в себе акты, в которые вносятся соответствующие поправки, и подлежащие признанию утратившими силу;
     - иные документы в соответствии с Регламентом Правительства Кыргызской Республики, утвержденного Постановлением Правительства Кыргызской Республики от 10 июня 2013 года № 341
     62. Документы представляются на государственном и официальном языках (за исключением сводной таблицы и матрицы разногласий, которые могут представляться на государственном или официальном языках), отпечатанные шрифтом 14 «Times New Roman», через 1 интервал, в пакете с текстом на электронном носителе информации.
      Тексты проектов актов, включая приложения, должны быть запарафированы полистно (подписаны) руководителем Кыргызпатента или лицом его замещающим, а также руководителем юридической службы, с указанием фамилии, инициалов и даты. Проекты актов, внесенные в Аппарат Правительства с нарушением требований данного абзаца,
возвращаются структурным подразделением Аппарата Правительства, в компетенцию которого входят вопросы соблюдения требований, предъявляемых к проектам актов, вносимых в Аппарат Правительства.
     63. В случае превышения объема текста проекта акта свыше десяти машинописных страниц допускается проставление с обратной стороны документа печатей службы делопроизводства.
     64. В проектах решений, предусматривающих внесение изменений в ранее принятые решения, должно быть указано, в какие решения и в какой их части предлагается внести изменения или какие решения признаются утратившими силу.
     В случае, если подготавливаемый акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта.

                                       Глава 6. Порядок подготовки и утверждения ведомственных актов

     65. Кыргызпатент разрабатывает и утверждает в установленном порядке в пределах своей компетенции ведомственные акты, имеющие обязательный характер для всех структурных подразделений по вопросам ведения внутреннего делопроизводства в рамках исполнения основных функций Кыргызпатента.
     Ведомственные акты Кыргызпатента разрабатываются соответствующими структурными подразделениями и подведомственными организациями, которые должны быть направлены в в рабочую группу по разработке НПА для рассмотрения. Структурное подразделение или подведомственными организация, разработавшая ведомственный акт,
вносит на рассмотрение заседания рабочей группы по разработке НПА проекты ведомственных актов.
     66. Проекты ведомственных актов, документов, выносимые на рассмотрение рабочей группы по разработке НПА, рассылаются членам рабочей группы секретарем рабочей группы не позднее, чем за 3 календарных дня до предстоящего заседания рабочей группы.
     67. При рассмотрении ведомственного акта, документа члены рабочей группы по разработке НПА вправе высказывать замечания и вносить свои предложения по его совершенствованию. По результатам рассмотрения секретарь рабочей группы по разработке НПА составляет протокол, который подписывается руководителем и секретарем рабочей группы. В случае, если у одного из членов рабочей группы по разработке НПА имеются возражения или замечания к принятому решению, то этот член рабочей группы по разработке НПА представляет в письменном виде свое особое мнение, которое отражается в протоколе заседания Рабочей группы.
     Проекты ведомственных актов, документов должны быть рассмотрены Научнотехническим советом Кыргызпатента и утверждены приказом руководителя Кыргызпатента.

                                            Глава 7. Организация контроля исполнения документов

     68. Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, , регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
     69. Входящие, исходящие и внутренние документы, требующие принятия определенных решений, исполнения и составления на них ответов ставятся на контроль. 
     Обязательному контролю подлежат документы, поступившие из Аппарата Президента, Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики. Координация контроля за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется службой делопроизводства.
     70. Сроки исполнения документов исчисляются в рабочих днях, со дня регистрации поступившего документа на исполнение.
     Документы исполняются в сроки, указанные в резолюции руководства, при отсутствии сроков исполнения в резолюции, в сроки, установленные в самом документе, в случае отсутствия сроков исполнения в самом документе - в течение 8 рабочих дней.
     Если в резолюции указано «срочно», документ подлежит исполнению в течение рабочего дня. Продление сроков исполнения документов производится по указанию руководителя или с разрешения учреждений - авторов, установивших эти сроки. Продление срока исполнения документа оформляется до истечения установленного срока.
     71. Документ считается исполненным тогда, когда разрешены поставленные в нем вопросы и адресату дан ответ по существу. Снятие документа с контроля осуществляется после подписания исполненного документа руководством Кыргызпатента.
     Ведение учета и контроля исполнения электронных документов в АИС «ГСЭД» осуществляется службой делопроизводства в автоматизированном режиме, путем рассылки напоминаний исполнителям с соответствующей цветовой маркировкой.
     В случае отсутствие Интернета или отключения электричества, исполнения электронных документов продолжается в бумажном носителе, с последующим внесением данных в электронный документ.
     72. Служба делопроизводства ежемесячно готовит отчет, содержащий данные о результатах исполнения контролируемых документов и представляет его руководству Кыргызпатента.

                           Глава 8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию
                                                                   ограниченного распространения

     73. Порядок работы с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.
     Информация, содержащая сведения, составляющие государственные секреты (тайну), не подлежат включению и обработке в АИС «ГСЭД». Необходимость проставления грифа «Для служебного пользования» определяется
руководителем Кыргызпатента по представлению исполнителя о необходимости ограничения распространения информации, содержащейся в этих документах.
      Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.
     Гриф «Для служебного пользования» ставится на отдельных документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в средствах массовой информации, а также требующие ограниченного круга лиц.
      При регистрации в АИС «ГСЭД» документов, содержащих информацию «Для служебного пользования», указывается их регистрационные данные с проставлением к ним пометки «ДСП», при этом электронная копия документа не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в соответствии с резолюциями
      74. Дела и документы с грифом «Для служебного пользования»:
      - учитываются отдельно от другой (несекретной) документации. При незначительном объеме документов с грифом «Для служебного пользования» разрешается вести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется отметка «ДСП»;
     - передаются работникам подразделений под расписку;
     - пересылаются сторонним организациям заказной почтой;
     - тиражируются по инициативе руководителя структурного подразделения, только с письменного разрешения руководителя Кыргызпатента. Учет тиражируемых документов осуществляется поштучно.
     75. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

                                                    Глава 9. Учет и хранение печатей, штампов и бланков

     76. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки документов и другие бланки с угловыми и продольными штампами, бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовые книжки и все виды иных документов. Печати и штампы должны храниться в сейфах или в металлических шкафах.
     Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков несет лицо, уполномоченное для этого.
     Гербовая печать хранится у должностного лица, назначаемого руководством. 
     Ответственность за хранение и использование гербовой печати несет должностное лицо утвержденное приказом руководителя Кыргызпатента.
Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.
Уничтожение печатей, штампов и бланков производится в порядке, установленном нормативными правовыми актами Кыргызской Республики.

                                                               Глава 10. Архивирование документов

     77. Для хранения бумажных документов, их учета, использования отбора и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив. Архивирование документов Кыргызпатента ведет архивариус.
     В своей деятельности архив Кыргызпатента руководствуется Законом Кыргызской Республики «О национальном архивном фонде Кыргызской Республики», «Порядком ведения делопроизводства по архивированию документации Кыргызпатента», решениями Кыргызпатента и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики.
     Исполненные электронные документы и электронные копии бумажных документов систематизируются в дела в соответствии с единой типовой номенклатурой дел АИС «ГСЭД». При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы и электронные образцы бумажных документов после их исполнения, подлежат хранению в АИС «ГСЭД» в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
     После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого председателем Кыргызпатента, указанные дела (документы) подлежат уничтожению в автоматизированном режиме в соответствии с перечнем управленческих документов, с указанием срока хранения.